Política de Privacidade

1. Duas funções diferentes, no mesmo serviço

O Wiziit é prestado pela ETM - Express Tours & Management Services, Unip Lda, com sede em Vivenda Freitas, Sítio da Quinta — Estrada Cristo Rei — Garajau, Funchal, Madeira, Portugal. «Wiziit» é a marca comercial do serviço.

No mesmo produto tratamos dados pessoais em duas qualidades distintas, com deveres distintos. Esta política está dividida em conformidade, porque tratá-las como uma só seria enganador:

• Somos responsáveis pelo tratamento dos dados da conta dos nossos clientes — as empresas de aluguer que subscrevem o Wiziit: contactos, dados de faturação e dados dos utilizadores da conta. É a Parte A.
• Somos subcontratante quanto aos dados que essas empresas guardam no sistema sobre os seus próprios clientes — incluindo cópias de cartas de condução e de passaportes. Aí, quem decide é a empresa de aluguer, não nós. É a Parte B.

Os pontos 3 a 11 aplicam-se às duas partes.

A.1. Que dados recolhemos sobre si, cliente Wiziit

No pedido de proposta ou de demonstração, através do formulário do site: nome da empresa, nome da pessoa de contacto, endereço de correio eletrónico, telefone, dimensão da frota e, se o indicar, o plano de interesse e uma mensagem.

Ao aceitar a proposta, na página da proposta: número de contribuinte (NIF/NIPC), morada, código postal, localidade e a taxa de IVA que a sua empresa cobra aos seus clientes. São necessários para emitir as faturas à entidade correta e para configurar a sua conta; o código postal serve para sugerir essa taxa, que pode alterar.

Na utilização da conta: dados dos utilizadores que o cliente cria (nome, endereço de correio eletrónico, permissões, credenciais de acesso guardadas de forma cifrada), registos de atividade e de auditoria, e dados técnicos de sessão.

Na faturação: histórico de subscrição, faturas, estado dos pagamentos e o identificador do cliente na Stripe. Os dados do cartão são recolhidos e guardados pela Stripe, nas páginas da Stripe — não passam pelos nossos servidores nem existe campo para os escrever na nossa aplicação.

No suporte e na comunicação comercial: o conteúdo das mensagens que nos envia e o endereço de que as envia.

A.2. Para que os usamos, e com que fundamento

• Prestar o serviço, criar e manter a conta, autenticar os utilizadores — execução do contrato (art. 6.º/1/b do RGPD).
• Faturar, cobrar e cumprir obrigações fiscais e contabilísticas — execução do contrato e cumprimento de obrigação legal (art. 6.º/1/b e c).
• Validar o número de contribuinte indicado na subscrição, para emitir a fatura à entidade correta — cumprimento de obrigação legal.
• Enviar comunicações operacionais sobre a subscrição (falhas de pagamento, fim de período, alterações ao serviço) — execução do contrato. Estas não são marketing e não podem ser recusadas enquanto o contrato durar.
• Segurança, prevenção de abuso e registo de auditoria — interesse legítimo em manter o serviço seguro e em conseguir demonstrar quem fez o quê (art. 6.º/1/f).
• Comunicações de marketing sobre o Wiziit a quem já é cliente — interesse legítimo, com possibilidade de oposição em qualquer mensagem. A quem não é cliente, apenas com consentimento.

A.3. Durante quanto tempo

Dados da conta e do serviço: enquanto a subscrição durar e durante o período de encerramento previsto nos Termos de Uso (30 dias em modo de leitura após o cancelamento). Findo esse prazo, a conta é bloqueada e os dados são eliminados a pedido do cliente ou decorrido o prazo de conservação abaixo.

Faturas e documentos de suporte contabilístico: pelo prazo legal aplicável em Portugal, atualmente dez anos, independentemente do fim do contrato.

Registos de auditoria e de segurança: pelo período necessário à finalidade que os justifica.

Correspondência de suporte: enquanto for útil ao acompanhamento da relação e, depois, pelo prazo necessário à defesa de eventuais direitos.

B.1. O que aqui está em causa

As empresas que usam o Wiziit guardam no sistema dados sobre os seus próprios clientes: nome, morada, contactos, data de nascimento, número e validade da carta de condução, número do documento de identificação ou do passaporte, dados do aluguer, assinatura e, muitas vezes, fotografias ou digitalizações desses documentos e do estado da viatura.

Esses dados não são nossos e não os tratamos por nossa iniciativa. A empresa de aluguer é a responsável pelo tratamento; nós somos subcontratante, e atuamos apenas segundo as instruções documentadas dessa empresa, nos termos do artigo 28.º do RGPD.

B.2. O que isso significa na prática

Cabe à empresa de aluguer, e não a nós: decidir que dados recolhe e por quanto tempo os conserva; ter fundamento legal para os tratar; informar os seus clientes; e responder aos pedidos de acesso, retificação, apagamento, oposição ou portabilidade que esses clientes lhe dirijam.

Cabe-nos a nós: tratar esses dados apenas para prestar o serviço, mantê-los separados dos dados das outras empresas, aplicar as medidas de segurança descritas no ponto 3, ajudar a empresa a responder aos titulares, notificar a empresa sem demora indevida em caso de violação de dados, e apagar ou devolver os dados quando o contrato terminar.

Se for cliente final de uma empresa de aluguer e quiser exercer os seus direitos sobre estes dados, o pedido deve ser dirigido a essa empresa. Se nos escrever diretamente, encaminhamos e informamo-lo de que o fizemos, mas não podemos decidir sobre dados de que não somos responsáveis.

A relação entre nós e cada empresa de aluguer é regulada por um contrato de subcontratação escrito, celebrado à parte dos Termos de Uso.

3. Onde os dados são tratados, e por quem

A aplicação corre na Vercel, na região de Londres. A base de dados e os ficheiros ficam na Supabase, um serviço gerido de PostgreSQL. Os pagamentos são processados pela Stripe. Os correios eletrónicos automáticos saem através da Resend. Todo o tráfego entre o browser e o sistema é HTTPS.

Estes são os nossos subcontratantes, em ambas as funções descritas acima:

• Stripe — pagamentos, dados de faturação e do cartão.
• Supabase — base de dados e armazenamento de ficheiros.
• Resend — envio de correio eletrónico.
• Vercel — alojamento e execução da aplicação.

Alguns destes fornecedores são entidades com sede fora do Espaço Económico Europeu ou pertencem a grupos com essa sede, pelo que pode haver transferências internacionais de dados. Essas transferências assentam nos mecanismos previstos no Capítulo V do RGPD, designadamente cláusulas contratuais-tipo, nos termos dos contratos celebrados com cada fornecedor. A lista atualizada de subcontratantes é comunicada aos clientes e consta do contrato de subcontratação.

Não vendemos dados pessoais, não os cedemos a terceiros para fins publicitários e não os usamos para treinar modelos.

4. Segurança — e o que ainda não podemos afirmar

Medidas em vigor, todas verificáveis no funcionamento do serviço: separação dos dados por empresa em todas as consultas ao sistema; permissões por módulo para cada utilizador; perda de acesso em menos de 15 segundos quando um colaborador é desativado; cifragem das chaves de integração; nomes de ficheiro gerados a partir de 192 bits aleatórios; e ausência de qualquer campo de cartão na aplicação, porque o pagamento acontece na Stripe.

Uma limitação que preferimos declarar a esconder: o armazenamento dos ficheiros carregados no sistema — fotografias de viaturas, documentos anexos a contratos e as cópias de documentos de identificação já associadas a um contrato — é público no sentido técnico. O controlo de acesso é o endereço do ficheiro, que é longo e inadivinhável e não é publicado em lado nenhum, mas quem tiver o endereço abre o ficheiro sem precisar de credenciais, e esses endereços não caducam. É o que permite que um contrato em PDF ou um voucher seja aberto por um cliente final a partir de um e-mail, sem conta.

Os documentos de identificação enviados pelo cliente final no pré-check-in online são, esses, guardados num armazenamento privado, acessível apenas através de endereços assinados válidos por 5 minutos. Quando o pré-check-in é convertido em contrato, uma cópia passa para o armazenamento descrito no parágrafo anterior.

A migração deste armazenamento para um modelo privado, com autenticação a cada acesso, está identificada como trabalho a fazer. Até lá, esta é a descrição correta do que existe.

Há três coisas que uma política de privacidade costuma afirmar e que aqui não são afirmadas, por não terem sido confirmadas: a cifragem dos dados em repouso na base de dados, o calendário e a retenção das cópias de segurança, e a região de armazenamento da base de dados gerida. Serão acrescentadas quando estiverem confirmadas, e não antes.

5. Exportação e portabilidade

O cliente Wiziit pode exportar a totalidade dos dados da sua conta a qualquer momento, incluindo quando a conta está em modo de leitura por falta de pagamento ou por cancelamento. O pedido é feito pelo proprietário da conta e produz um ficheiro em formatos abertos.

Os ficheiros carregados são incluídos por referência — uma lista de endereços — e não dentro do ficheiro exportado. Como esses endereços não caducam (ponto 4), o ficheiro exportado deve ser tratado como confidencial, tanto pelo que contém como pelo que dá acesso.

6. Cookies e armazenamento local neste site

Este site não usa cookies de publicidade nem partilha dados com redes publicitárias. O que guarda no seu equipamento resume-se a duas coisas, ambas estritamente necessárias e por isso isentas de consentimento nos termos do artigo 5.º/3 da Diretiva 2002/58/CE:

• a sua preferência de idioma, para que o site não volte ao idioma inicial a cada página;
• o registo da sua própria decisão sobre cookies — sem ele, a pergunta seria repetida em todas as visitas.

Existe uma terceira categoria declarada no painel de preferências, «análise de utilização», que hoje está desligada e não é usada: não há neste site qualquer script de medição a consultá-la. Está declarada para que, no dia em que passe a existir, exista também a decisão que já tomou — e, se a resposta tiver sido «não», nada seja carregado.

Pode alterar ou retirar a sua decisão a qualquer momento, através da ligação de preferências de cookies no rodapé. Retirar o consentimento é tão simples quanto o dar.

As estatísticas de visita da plataforma de alojamento não usam cookies nem identificam visitantes individualmente.

7. Os seus direitos

Relativamente aos dados de que somos responsáveis (Parte A), tem direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição, bem como o direito de retirar o consentimento quando o tratamento nele assentar, sem prejuízo da licitude do tratamento anterior.

Os pedidos devem ser dirigidos a info@wiziit-crm.com e são respondidos no prazo de um mês, prorrogável nos termos do RGPD. Podemos pedir elementos adicionais para confirmar a sua identidade, e apenas para isso.

Relativamente aos dados dos clientes finais das empresas de aluguer (Parte B), os pedidos devem ser dirigidos à empresa em causa, que é a responsável pelo tratamento.

Tem ainda o direito de apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (www.cnpd.pt).

8. Violações de dados

Em caso de violação de dados pessoais, notificamos a autoridade de controlo e, quando a lei o exija, os titulares afetados, nos prazos do RGPD.

Quando a violação disser respeito a dados tratados por nossa conta enquanto subcontratante, notificamos sem demora indevida a empresa responsável, para que esta cumpra os seus próprios deveres de notificação.

9. Menores

O Wiziit é um serviço destinado a empresas e não se dirige a menores. Não recolhemos conscientemente dados de menores através deste site.

10. Alterações a esta política

Esta política pode ser atualizada. A data da última atualização consta no topo. Alterações relevantes para os clientes são comunicadas por correio eletrónico.

11. Contactos

ETM - Express Tours & Management Services, Unip Lda

Vivenda Freitas, Sítio da Quinta — Estrada Cristo Rei — Garajau, Funchal, Madeira, Portugal

info@wiziit-crm.com